این تحقیق تلاش دارد معیار‌های سنجش اثر‌بخشی سیستم مدیریت یکپارچه را در شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی زاهدان به چالش بکشد.روش انجام تحقیق حاضر توصیفی- پیمایشی می‌باشد. در اجرای این تحقیق از تحلیل عاملی به عنوان یک روش سودمند جهت استخراج متغیرهای با اهمیت و تحلیل صحیح آنها استفاده شده است. کارت امتیازی متوازن به عنوان مبنایی جامع برای ارزیابی‌های متناسب با انتظارات و برنامه‌های سازمان برای این منظور نقش اساسی ایفا می‌کند. با توجه به معیارهای چهارگانه کارت امتیازی متوازن (وجه مالی، وجه کارکنان، وجه فرایند‌های داخلی و وجه رشد و یاد گیری) که مبنای مناسب را برای اندازه‌گیری ایجاد می‌کنند و استخراج مولفه‌های اصلی اثربخشی، از طریق تحلیل عاملی، شش مولفه انتخاب شدند،که مهمترین آنها سنجش اثر بخشی را بر مبنای کارآمدی مالی تایید می‌کند.

سیستم‌های مدیریت نوعی نگرش خاص را به مدیر و طراحان سازمانی می‌دهند و چارچوبی قانون‌مند برای آنها فراهم می‌کنند تا با یک نگرش کلی و سیستماتیک وظائف مربوطه را به نحو احسن به انجام رسانند. مدیران در مرحله یقین وآگاهی از این نوع تفکر متقاعد می‌شوند که نگرش سیستمی در واقع ارائه کنند یک شیوه مناسب برای آندسته مشکلاتی است که مدیر با آنها مواجه است. به عقیده مک لوید اگر از مدیران سوال شود که آیا موسسه را به عنوان یک سیستم در حل مسائل در نظر می‌گیرند، بسیاری خواهند گفت ً خیرً یا خواهند پرسید دیدگاه سیستمی چیست؟ این بدان معنی نیست که آنان اینچنین عمل نمی‌نمایند، بلکه بدان معنی است که آنها آگاه نیستند که چنین می‌کنند.

سیستم‌های مدیریت یکپارچه برتفکر سیستمی استوار بوده و حاصل یکپارچه کردن و ترکیب سه و یا بیش از سه استاندارد سیستم مدیریت مختلف هستند.

به عنوان مثال سیستم مدیریت یکپارچه در شرکت ملی پخش فراورده‌های نفتی زاهدان حاصل ترکیب سه نوع استاندارد سیستم مدیریت شامل استاندارد سیستم مدیریت کیفیت، استاندارد سیستم مدیریت زیست محیطی و استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است.با بکارگیری رویکردهای مدیریتی و بعد از پیدایش رقابت‌های گسترده در سطح بین‌المللی در زمینه کسب و کار، سعی در استفاده از فنون و تکنیک‌های اثربخش برای افزایش توان رقابتی بالا گرفت. تدوین و توسعه “ استانداردهای بین المللی” بخصوص توسط سازمان بین‌المللی استاندارد در این زمینه بسیار مورد توجه قرار گرفت. صاحبنظران و محققان معتقدند که اثر بخشی، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل‌های سازمانی است و تصور سازمان بدون اثر بخشی مشکل است.

ادبیات و روش تحقیق

فلاسفه یونان، افلاطون و ارسطو هنر تفکر منطقی را به عنوان شکلی از دانش علمی توسعه دادند. علم راهی بود برای رسیدن به تجربه و آزمایش جهان. این دانش از طریق تفکر منطقی، تمرین وتجربه و تحلیل حاصل می‌شد. سه جنبه اصلی روش علمی عبارتند از: ساده‌سازی، تکرار‌پذیری و قابلیت رد یا تکذیب منطقی. سوالی که محقق در این پژوهش به دنبال آن است اینگونه مطرح می‌شود: چه معیارهایی می‌تواند برای سنجش اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه لحاظ شود؟

دانشمندان دریافتند که بسیاری از مسائل را نمی‌توان فقط با استفاده از یافته‌های یک حوزه علمی حل کرد؛ بنابر این تفکر سیستمی که مبتنی بر تجسم ذهنی جهان است متولد شد. این اندیشه نوین که نگرش سیستمی نام گرفته بود از تئوری عمومی سیستم که ون برتالانفی (زیست شناس) در سال ۱۹۲۰ آغاز گر آن بود ناشی می‌شد. در این راستا استاندادهای سیستم مدیریت مطرح می‌شوند، که توجه اکثرآنها به دو محیط درونی و برونی سازمان است. سازمان‌های زیرک و چابک با ترکیب و یا انتخاب مناسبی از چند استاندارد سیستم مدیریت مختلف سعی در حداکثر کردن مزایای به نفع خود دارند. در اکثر سازمان‌ها این ترکیب شامل استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت، زیست محیطی و بهداشت و ایمنی شغلی است. البته باید خاطر نشان کرد که سازمان‌ها در انتخاب و ترکیب این استانداردهای سیستم مدیریت کاملاً مختارند.

افزایش تعداد زیاد استانداردهای سیستم مدیریت یک مفهوم از سیستم‌های مدیریت یکپارچه ایجاد می‌کند، به معنای یکپارچه کردن چندین سیستم درون یک سیستم منحصر به فرد. این ایده در مفهومی به نامIMS نهفته است.

با توجه به نگرش سیستمی باید به ابعاد مدیریتی نیز توجه کرد. مدیریت فرایند کار کردن با افراد و منابع است برای تحقق اهداف سازمانی. مدیران خوب این وظایف را بطور کار آمد و اثر بخش انجام می‌دهند:

برنامه ریزی: تحویل ارزش راهبردی

سازماندهی: ساختن سازمانی پویا

هدایت: بسیج کردن افراد

کنترل: آموزش و تغییر

از طرف دیگر هرسی و دیگران عملکرد مدیریت در سازمان را ترکیبی از عوامل مختلف می‌دانند.(شکل شماره ۱) در این شکل « هرسی و دیگران» ارتباط و ساختارهایی که قابلیت یکپارچگی دارند را بیان میکنند و سپس این یکپارچگی را به عملکرد سازمانی تعمیم میدهند]۲۱[

دراکر معتقد است ابعاد مدیریت را می‌توان در سه بعد زیر خلاصه کرد:

۱٫ماموریت سازمانی.

۲٫موفقیت و دستاورد کارکنان.

۳٫مسولیت‌های اجتماعی.

سیستم‌های مدیریت

سازمان‌های بزرگ و یا سازمان‌هایی با فرایند‌های پیچیده، بدون داشتن سیستم‌های مدیریت نمی‌توانند به خوبی عمل کنند

برای کارایی و اثر بخشی بیشتر، سازمان می‌تواند شیوه انجام کارها را از طریق رویکردی سیستمی مدیریت کند.شناسایی، درک و اداره فرایندهای مرتبط به یکدیگر به مانند یک سیستم، به اثربخشی و کارایی سازمان در دستیابی به اهداف آن کمک می‌نماید.

مهمترین مزایای حاصل از نگرش سیستمی در مدیریت عبارتند از :

۱٫یکپارچه سازی و تنظیم فرایندها، که باعث دستیابی به نتایج مطلوب به بهترین وجه می‌گردد.

۲٫ایجاد امکان جهت تمرکز تلاش بر روی فرایند‌های کلیدی و مهم.

۳٫ایجاد اطمینان در طرف‌های ذینفع برای ثبات، اثربخشی و کارایی سازمان.

استاندارد سیستم‌های مدیریت

یک استاندارد سیستم مدیریت رویکرد سیستماتیکی برای اداره فعالیت‌های سازمان فراهم میکند. نکته مهم و حائز اهمیت در اینجا این است که اجرای این استانداردها برای سازمان‌ها اختیاری است.در این زمینه جوزف جوران عنوان یک پیشکسوت مدیریت کیفیت شرح ماهرانه‌ای از استاندارد را بیان می‌کند.

QMS

تکامل استانداردهای سیستم مدیریت با استاندارد مدیریت کیفیت آغاز شد. این استانداردها برای این توسعه پیدا کردند که سازمان‌ها احتیاج داشتند کیفیت محصولات و خدماتشان را کنترل کرده و روش‌های سیستماتیکی نیز برای آن ایجاد کنند، تا ازکیفیت فعالیت‌های مختلف در سازمان اطمینان حاصل نمایند. امروزه مشهورترین و شناخته‌ترین استاندارد مدیریت کیفیت استاندارد مدیریت کیفیت سریISO 9000 است.

EMS

استانداردهای سیستم مدیریت محیطی به علت افزایش قوانین زیست محیطی و نیز افزایش توجه و علاقه سهام‌داران و ذینفعان درباره محیط زیست ایجاد شد. قصد و هدف این استانداردها ایجاد سازمان‌هایی با رویکرد سیستماتیک برای اداره و پایش فعالیت‌ها، خدمات، تولید و توسعه محصولاتی است که بر محیط اثر می‌گذارند. در این راستا مشهور‌ترین استاندارد و بیشترین استفاده از استاندارد مربوط به سری ISO 14000 است.

OHSMS

این استاندارد با هدف کمک به سازمان‌ها برای نظارت بر بهداشت شغلی و ایمنی از خطرات ایجاد شده که استاندارد ISO18001 شناخته شده تراست.

مارشال در رساله دکتری خود مقایسه‌ای بین برخی استانداردهای سیستم‌های مدیریت انجام داده است.طبق مطالعات ایشان استانداردهای سری ISO9000 و ISO14000 و OHSAS18001 به عنوان مدل معرفی شده‌اند که یکی از خاصیت‌های مدل بودن رویکرد سیستماتیک است.

از طرف دیگر در بعد مدیریت‌گرایی نیز همه، امتیاز کامل را کسب کردند.

 سیستم‌های مدیریت یکپارچه

با توجه به مطالب بیان شده در بالا به نظر می‌رسد داشتن یکپارچگی در سازمان می‌توان یک مزیت محسوب شود. فرایند یکپارچه سازی و در نتیجه IMS نه تنها وابسته به موقعیت سازمان بلکه مطابق مطالعات جهت دار نیز تعاریفی متفاوت دارد.

اما سوال مطرح شده این است که چه معیاری برای یکپارچگی کامل و چه معیاری برای مؤثر بودن یکپارچگی وجود دارد؟

درباره یکپارچگی سه سطح را می‌توان به صورت زیر بیان کرد :

سطح همترازی

سطح یکپارچگی

سطح یکپارچگی کل نگر

Jørgensen نیز تعریف مشابهی در این زمینه دارند که سطوح یکپارچگی را شامل، موارد ذیل می‌دانند:

مطابقت عمومی یکپارچگی

آنها سطح مطابقت را بیشتر نشان دهنده کارایی و راندمان داخلی دانسته و هدف از اجرای IMS در این سطح را رسیدن به موارد ذیل می‌دانند

حداقل کردن اسناد و مدارک.

کاهش بروکراسی و کاغذبازی.

پس انداز پولی از طریق بهینه سازی زمان و منابع اختصاص داده شده به سیستم.

ساده سازی ممیزی‌ها و بررسیهای داخلی و خارجی دانسته‌اند.

سطح عمومی یکپارچه‌سازی با هدف

تمرکز بیشتر بر هم افزایی روابط متقابل و همچنین ایجاد تعادل بین سیستم‌های مدیریت کیفیت، محیط، ایمنی و. ..

تنظیم اهداف و مقاصد بطور هماهنگ و متعادل.

تعریف تشکیلات و مسولیت‌ها در یک بخش مشخص.

و نهایتاً آنها بندهای زیر را برای یک IMS در سطح یکپارچه بیان کرده اند:

یک درک مشترک از چالش‌های بیرونی و درونی.

یک سازمان یادگیرنده و یک فرهنگ مسولیت‌پذیری.

تعامل با ذینفعان.

اثر بخشی

«کامرون» و«وتن» ادعا می‌کنند که نمی‌توان یک مدل عمومی اثر بخشی سازمانی داشت. لذا بهتر است چارچوب‌هایی برای سنجش اثر بخشی سازمان‌ها توسعه یابد، تا اینکه بخواهیم یک نظریه عمومی برای اثر بخشی سازمانی ایجاد کنیم

«کامرون« و «وتن» معتقدند که در هر ارزیابی و سنجش اثر بخشی سازمانی سوالات زیر باید در نظر گرفته شود:

۱٫اثر بخشی از دیدگاه چه کسی مورد قضاوت است؟

۲٫قضاوت بر قلمروی کدام یک از فعالیتها تمرکز یافته؟

۳٫چه سطحی از تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد؟

هدف از قضاوت درباره اثر بخشی چیست؟
۵٫چارچوب زمانی مورد نظر کدام است؟

۶٫چه نوع دادهایی برای قضاوت در مورد اثر بخشی مورد استفاده قرار می‌گیرد؟

۷٫مرجع و معیاری که اثر بخشی با آن مورد قضاوت قرار می‌گیرد چیست؟

ریچارد اسکات پس از مطالعه مقدار متنابهی از متون مربوط به اثر بخشی و شاخصهای آن این چنین می‌گوید ً این مبحث مقوله‌ای است که درباره آن بسیار کم می‌دانیم.

درباره خصوصیات یا جنبه‌های موجود در اثر بخشی اتفاق آراء وجود ندارد و همین‌طور درباره شاخص‌هایی که باید در سنجش اثر بخشی مورد استفاده قرار گیرند نیز اتفاق نظر وجود ندارد. درباره اینکه چه خصوصیاتی از سازمان‌ها باید در مشاهده تفاوت‌های آنها در اثر بخشی مورد مطالعه قرار گیرد هم توافق وجود ندارد.ً

از دیدگاه کونتز اثربخشی به معنای تحقق اهداف و کارایی به معنای دستیابی به هدف‌ها با حد اقل منابع است

پیتر دراکر در اینباره معتقد است که : کارایی نظر به انجام دادن صحیح کارها دارد و اثربخشی انجام دادن کارهای صحیح است.

از نقطه نظر هرسی و بلانچارد اثربخشی عملاً به وسیله هر آنچه که مدیر و سازمان به عنوان هدف‌ها و مقاصد خود مشخص می‌کنند تعیین می‌شود.

اندازه‌گیری واقعی اثر بخشی سازمانی معمولاً از طریق پرسش از اعضاء سازمان به منظور شناسایی اهدافی که سازمان به آنها تمایل دارد و یا استنتاج از روی رفتار افراد که اهداف سازمان چه می‌باشند صورت می‌گیرد.

شودربک و دیگران سه گرایش جهت درک و سنجش اثر بخشی سازمانی بیان کرده‌اند که عبارتند از: گرایش هدف، گرایش منابع- سیستمها و گرایش کارایی مالی.

کارت امتیازی متوازن

روش مورد بحث با تاکید و تمرکز بر چهار جنبه کلیدی و محوری مالی، مشتری، فرآیندها و رشد و یادگیری سازمانی، که تمامی فرآیندها و انتظارات سازمان‌ها را شامل می‌شود نسبت به تهیه معیارها و شاخص‌های مورد نیاز و ارزیابی سازمان بر مبنای تحقق مقادیر آنها و براساس برنامه‌های عملیاتی مصوب صورت می‌پذیرد.

رابرت کاپلان و دیوید نورتن بر این عقیده‌اند که کارت امتیازی متوازن چارچوبی برای بحث و تحلیل فراهم می‌سازد. بسیاری از شرکت‌ها نشان دادند که می‌توان استراتژی را بصورت موفق پیاده کرد.

آنان با همسویی چهار عنصر استراتژی، سازمان، کارکنان و سیستم‌های مدیریتی به این موفقیت نائل شده‌اند. همسویی هر یک از این عناصر لازم و ضروری است، اما به تنهایی برای کسب موفقیت کفایت نمی‌کند. یکپارچگی آنها موفقیت فرایند مدیریت را به دنبال خواهد داشت.

در تحقیق حاضر، از پرسش نامه‌ای شامل ۲۰ سوال بسته استفاده شد. این ۲۰ سوال روی هم رفته میزان اثر بخشی سیستم مدیریت یکپارچه در سازمان مورد نظر را مورد سنجش قرار می‌دهند.جامعه مورد بررسی شامل ۱۰۰ نفر بودند که پرسش نامه‌های برگشت شده ۷۳ پرسشنامه بود. معیار امتیاز دهی طیف لیکرت است.(۱ نشانگر بسیار ضعیف، ۲ ضعیف، ۳ متوسط، ۴ خوب و ۵ بسیار خوب)

پایایی

ضریب پایایی بدست آمده برای پرسشنامه با بکارگیری نرم‌افزار SPSS معادل۰٫۹۰۷ بوده که ضریب خوب و قابل قبولی است.

تحلیل عاملی

تحلیل عاملی این امکان را فراهم می‌سازد تا از بین انبوه داده‌ها، متغیر‌هایی را که بیشترین تغییرات را دارند شناسایی شده و در نتیجه تفسیر نتایج راحت‌تر صورت گیرد.

در تحلیل یک مساله، محقق ممکن است با تعداد زیادی از متغیرها روبه رو شود که استخراج متغیرهای با اهمیت‌تر جهت سنجش و تصمیم‌گیری می‌تواند مفید واقع شود. به منظور پی‌بردن به متغیر‌های زیر بنایی یک پدیده یا تلخیص مجموعه‌ای از داده‌ها از روش تحلیل عاملی استفاده می‌شود. تحلیل عاملی، متغیر‌های وابسته از قبل تعیین شده‌ای ندارد..

محاسبه تحلیل عاملی

در انجام این تحلیل از روش مؤلفه‌های اصلی استفاده می‌شود. جهت چرخش عاملها یا دوران آن نیز از دوران واریمکس استفاده می‌شود. روش‌های تحلیلی متنوع دوران توسط ویلیامز بررسی شده‌اند.وسیعترین روش مورد استفاده روش واریمکس است که جزء دوران‌های متعامد محسوب می‌شود. دوران واریمکس زیر فضای m بعدی جدیدی را ایجاد می‌کند که محور‌های آن ترکیب خطی از m مؤلفه اصلی منتخب باشند و واریانس بردار بارها ماکسیمم شود.

برای اجرای تحلیل عاملی ضریب مناسب بودن Kaiser-Meyer برابر ۰٫۷۶۸ و ضریب Bartlett برابر ۰٫۰۰۰ بدست آمده که مقدار مناسبی را برای اجرای آزمون به نمایش می‌گذارد.

در مرحله دوم شش مؤلفه اصلی را که بیشترین تغییرات را درخود حفظ می‌کنند(بیش از ۷۰درصد) شناسایی و برآورد شدند که مبنای آن قاعده کایسر بود. این موضوع را در نمودار سنگریزه ۱ می‌توان مشاهده نمود. در این نمودار شش مؤلفه اول علاوه بر داشتن بیشترین شیب، بیشترین مقادیر ویژه را نیز به خود اختصاص داده‌اند.

در مرحله سوم با چرخش ماتریس عاملهای (۶ مؤلفه) استخراج شده طی ۶ چرخش، ماتریس چرخش یافته بدست می‌آید. از این ماتریس می‌توان برای تشخیص زیر معیارهایی که بیشترین تاثیر را بر مؤلفه‌ها دارند استفاده کرد.