ما در این بخش قصد داریم به شرح و توضیح هر کدام از مهارت‌های کاربردی به طور جداگانه بپردازیم:

 

ارتباطات

ارتباطات موثر آن است که به ایجاد روابط منسجم و سودآور بین کارکنان و مشتریان منجر شود.

شاید ارتباطات، موثرترین و مهم‌ترین مهارت کاربردی باشد. صحبت کردن، گوش دادن، خواندن و نوشتن، ارکان اصلی هر کاری هستند که بعضی از نمودهای ارتباطات را به معرض نمایش می‌گذارند.

ارتباطات می‌تواند از راه‌های بسیاری، در موفقیت کاری سهیم باشد:

– خلق مدارک و اسناد و نوشته‌ها – این نوشته‌ها همه‌ی مدارک، از نوشته‌های ساده گرفته تا تحقیقات پیشرفته را شامل می‌شود.

– خواندن و تفسیر نوشته‌ها، این کار می‌تواند روخوانی ساده و تفسیر نوشته‌های پیچیده را در خود جای دهد.

– ارتباطات شفاهی – مثلا چگونه پیغام خود را منتقل کنید و یا چگونه مخاطب خود را متقاعد سازید.

– «فناوری ارتباطی – اطلاعاتی» – با این که فناوری در مهارت‌های کاربردی جایگاه مخصوص به خود دارد اما نقش آن در ارتباطات فضای کاری غیر قابل انکار است.

– زبان – زبان شامل توانایی برقراری ارتباط به زبان انگلیسی یا هر زبان دیگر است به گونه‌ای که بتوان در محیطی که همه به زبان دوم سخن می‌گویند، به راحتی پیام خود را منتقل کرد.

– علم ریاضی – توانایی کار با اعداد و ارقام و درک مفاهیم ریاضی همانند زبان، برای برقراری ارتباط با مشتریان لازم است.

آشکار است که ارتباطات لایه‌های مختلفی دارد و پیچیده است. بنابراین شما باید نوع ارتباط خود و آنچه را که برای برقراری ارتباط به آن نیاز دارید، کاملا مشخص کنید. به عنوان مثال پرستاران و پزشکان برای برقرار ارتباط از واژگان تخصصی استفاده می‌کنند که شالوده‌ی مهارت ارتباطی آنهاست.

اگر قصد آموزش و یا ارزیابی دارید، نیاز دارید تا از نقش‌های کاری و شرایط کار آموزان یا کسانی که قرار است مورد ارزیابی قرار گیرند، اطلاع حاصل کرده و خاطر جمع شوید که آموزش و راهبردهای ارزیابی سطوحی از عملکرد و کارایی را نشانه می‌گیرند که در ساختار واحد و فضای کاری تعیین شده‌اند.

 

گروه کاری

…گروه کاری آن است که به درآمد و روابط کاری سودآور منجر شود.

گروه کاری، اهمیت روابط با دیگران را در فضای کاری باز می‌شناسد. کارها و وظایف محدودی وجود دارند که به صورت انفرادی انجام می‌شوند. اما در همه‌ی این امور نیز، به مشارکت با دیگران،‌حتی به میزانی ناچیز نیاز است.

تغییرات ساختاری، پیچیدگی و تنوع رو به رشد در خدمات و تولیدات، استفاده از تولیدکنندگان خارجی، انعطاف‌پذیری و چند مهارتی در فضای کاری،‌ همگی از عواملی هستند که بر شرایط گروه کاری تاثیر می‌گذارند. تمامی این تغییرات به کارکنانی نیاز دارد که به عنوان عضوی از یک گروه، به خوبی عمل نمایند.

بعضی از مهارت‌های گروه کاری که کارآموزان نیاز دارند تا آنها را در خود تقویت نمایند عبارتند از:

– حمایت از اعضای گروه – تمامی اعضای گروه از مدیران گرفته تا اعضای ساده باید به خوبی به حمایت از اعضای گروه واقف باشند. شاید ناظران و سرپرستان نیاز داشته باشند که پیشرفت کارکنان را ترسیم نمایند و در صورت لزوم مشارکت و همکاری را بین آنها تقویت کنند و در مقابل اعضای گروه موظفند تا موانع موجود در کار را شناسایی و به یکدیگر در رفع آن کمک نمایند.

– ایجاد نیروی مثبت در گروه- این کار وظیفه‌ی تمام اعضای گروه است و در مواقعی که مشکلی در گروه به وجود می‌آید، این وظیفه نمود بیشتری می‌یابد.

– درک و فهم روابط افراد و آمادگی برای پاسخگویی به دیگر اعضای گروه

– کار کردن با افرادی که سن، جنس، نژاد، مذهب یا گرایش‌های سیاسی مختلف دارند.

– کار کردن در مسیر اهداف و منافع گروه

اهمیت گروه کاری با توجه به نقش و وظیفه‌ی کار مورد نظر متفاوت است. بعضی‌کارها نیازمند تعامل بیشتر از سوی اعضای گروه است و کار کاملا وابسته به افراد مختلف است. به عنوان مثال، محافظت و نگهداری از یک بخش پرتردد در یک بیمارستان و رعایت اصول بهداشتی در آن نیازمند همکاری نزدیک پرسنل پرستاری و دیگر کارکنان بخش‌های بهداشتی و اداری است. با این حال، بعضی مشاغل وجود دارند که نیازمند شرایط و امکانات متفاوتی هستند و افراد در آن‌ها وظایف کاملا مجزا و مستقل از یکدیگر را بر عهده دارند.

 

توانایی حل مسائل

…توانایی حل مسائل آن است که در کسب درآمدهای سودآور سهیم باشد.

«توانایی حل مسائل» را به بیانی ساده،‌ می‌توان این‌طور توصیف کرد: «یافتن آنچه که نادرست است و اصلاح آن.» در سطوح پیشرفته‌تر،‌ حل مسائل می‌تواند شامل فرآیندهایی باشد که به شناسایی و تعیین مشکلات اختصاص دارد. اما ابتکار عمل و خلاقیت نقش بسزایی در برطرف کردن مشکلات ایفا می‌کند.

بعضی از روش‌هایی که در آنها حل مسائل کاربرد دارد عبارتند از:

– در شرایط غیر منتظره، هنگامی که از کارکنان خواسته می‌شود که شرایط غیر استاندارد احتمالی را شناسایی و مشکلات آنها را برطرف نمایند.

– استفاده از تجهیزات عیب‌یابی به انضمام نگهداری، کنترل‌های استاندارد و هم‌چنین شناسایی خرابی‌هایی که ممکن است هنگام کار به وقوع بپیوندد.

– فراهم آوردن خدمات برای مشتری، کار با مشتریان برای مرتفع ساختن مشکلات و ارائه‌ی پیشنهادات برای برطرف کردن شکایات.

– برای برنامه‌ریزی،‌ تخصیص منابع و راهبردها که به اجتناب یا حل شرایط و موقعیت‌های غیر منتظره کمک می‌کند.

– برای بهبود و اصلاح پیوسته‌ی فرآیندها، می‌توان از حل مسائل به عنوان عاملی مهم در یادگیری صحیح دروس کلیدی استفاده نمود.

– تحقیقات که به نوبه‌ی خود یک فرآیند برطرف کردن مشکلات است، می‌تواند در حل مسائل به شیوه‌ای موثر، ایفای نقش کند.

توانایی حل مسائل، بخش مهم هر کاری را به خود اختصاص می‌دهد اما این کار در سطوح بالاتر نیازمند افرادی است که دوره‌های خاصی را در این زمینه گذرانده‌اند. البته کسی که دوره‌های خاصی در این زمینه گذرانده است به مهارت‌های خاصی نیز، نیاز دارد تا بتواند به خوبی از آموخته‌ها بهره گیرد.

 

ابتکار عمل و فعالیت

…در اینجا، ابتکار عمل آن است که به کسب درآمدهای جدید و خلاقانه کمک نماید.

با آن که ابتکار عمل نقش مهمی در حل مسائل ایفا می‌کند،‌ اما می‌توان آن را به طور جداگانه به عنوان یک مهارت‌ مهم بررسی قرار داد. در فضاهای کاری با مکانیسم‌های کنترلی محدودتر تاکید کمتری بر ابتکار عمل می‌شود و یا ممکن است این تحت تاثیر عوامل محدودی عملی می‌کند. در اینجا ابتکار عمل و فعالیت مربوط می‌شود به:

– مدیریت تغییر؛ در انجام تغییر هم عکس‌العمل‌های فردی و هم مهارت‌های مدیریتی به کار می‌آیند.

– شناسایی و تعیین موقیعت‌ها؛ تمامی اعضای یک سازمان یا یک گروه باید عقاید و نظرات خود را به اشتراک گذارند تا روند کاری بهبود یابد و موقعیت‌های موفقیت آمیز بیشتری بر سر راه سازمان قرار گیرد.

– توجه به روند کاری هر فرد برای بهبود و پیشرفت کار؛ در واقع، در این مرحله می‌توان عادات کاری افراد را مورد بررسی و ارزیابی قرار داد و فضاهای کاری جدید را توسعه بخشید.

– تعهد و تعامل همکاران؛ امروزه تلاش بر آن است که فرهنگ تعامل میان همکاران بر فضاهای کاری حکمفرما شود و افراد فعالانه دانش کاری خود را با یکدیگر مبادله نمایند.

– سازگاری با شرایط جدید.

کارمندان و کارکنانی که از قوه‌ی ابتکار عمل برخوردارند، در کار خود پیشرفت‌ سریعتری دارند. آنها می‌توانند در تمام سطوح با ارائه‌ی راهکارهایی برای کار به شیوه‌ای موثرتر،‌کاهش هزینه‌ها، کاهش نارضایتی‌ها و بهبود خدمات، قوی ابتکار عمل و خلاقیت خود را به معرض نمایش گذارند.

 

برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی

…در اینجا هدف، برنامه‌ریزی راهبردی کوتاه‌مدت و طولانی مدت است.

«برنامه‌ریزی و سازماندهی»، نشانگر توانایی یک فرد برای مدیریت وظایف و زمان، با توجه به عملکرد اوست. این مهارت کاربردی پیش از هر چیز نیازمند تجربه است.

برنامه‌ریزی و سازماندهی می‌تواند در موارد زیر مورد استفاده قرار گیرد:

– مدیریت زمان- توانایی یک فرد برای مدیریت بر زمان بر اساس شرایط،‌ امکانات و ضرب الاجل‌ها.

– مهارت‌های مدیریت پروژه- توانایی برای مدیریت بر وظایف و منابع چندگانه به طور همزمان.

– برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و راهبردها – مشارکت و هدایت فرآیندها که به برقراری و تشکیل مسیرهای کلیدی برای سازمان‌ منجر می‌شود.

– دستیابی به اهداف و مقاصد – توانایی بر انجام وظایف اختصاص یافته.

– تحقیقات- جمع‌آوری، آنالیز و سازماندهی اطلاعات برای استفاده در فرآیندهای بعدی کاری.

– برنامه‌ی زمان‌بندی – به عنوان مثال وظایف، صورت کار یا زمان تحویل.

هر فردی که وارد کار می‌شود باید کاملا به مهارت‌های «برنامه‌ریزی و سازماندهی» مسلط شود تا بتواند به خوبی از آموخته‌هایش بهره گیرد و وظایفش را انجام دهد. برنامه‌ریزی و سازماندهی بخش مهمی از کار را تشکیل می‌دهد و باید توجه ویژه‌ای به آن مبذول داشت. مدیران باید امور مربوط به خودشان و دیگران را برنامه‌ریزی و آن‌ها را سازماندهی نمایند. نمی‌توان کاری را یافت که در آن، برنامه‌ریزی و سازماندهی از اهمیت خاصی برخوردار نباشد.

 

مدیریت بر خود

…مدیریت بر خود یعنی رشد و ترقی کارمندان و دستیابی به رضایت شغلی.

«مدیریت بر خود» به توانایی فرد بر اداره‌ی اموری که از او توقع می‌رود به انجام برسد، اشاره دارد. افراد باید پذیرایی عواقب عملکرد خود باشند. راههایی که از طریق آنها، کارمندان می‌توانند این کار را انجام دهند عبارتند از:

– ارزیابی و سنجش عملکرد خود برای تعیین فضاهایی که جای پیشرفت دارند.

– جستجو و تعیین فرصت‌های مناسب درون سازمانی و برون سازمانی.

– استخراج بازخوردها و نتایج، تعیین عوامل اصلی و فرعی.

– شناخت سازمان، نقش کاری و محدودیت‌های موجود.

– کار به روش ایمن.

«مدیریت برخود» تا اندازه‌ای با برنامه‌ریزی و سازماندهی در ارتباط است. اما این، مهارتی است که توانایی ما را در شناخت خود و آنچه که می‌خواهیم توصیف می‌کند. یک فرد با مهارت‌های خوب مدیریت برخود، اولویت‌های شفافی دارد و قادر است نگاهی انتقادی بر نقاط ضعف و قوت خود داشته باشد.

همگام با پیشرفته‌تر شدن دنیای تغییرات کاری، مهارت‌های مدیریت بر خود روز به روز از اهمیت بیشتری برخوردار می‌گردد.

 

آموزش و یادگیری

…آموزش و یادگیری می‌تواند در پیشرفت‌ و توسعه‌ی درآمدها و عملیات کاری شرکت موثر واقع افتد.

در اینجا، در نظر گرفتن آموزش و یادگیری به عنوان یک مهارت جداگانه، نشانگر اهمیت استفاده از تجاری کاری برای گسترش و توسعه‌ی مهارت‌های جدید است. این مهارت‌ نشان می‌دهد که یادگیری یک فرآیند مداوم و پیوسته است و در فضای کاری اَشکال گوناگونی می‌تواند بپذیرد که عبارتند از:

– آموزش و یادگیری از تجارب گذشته به گونه‌ای که بتوان روش‌های جدید و بهتر را بهکار بست.

– مسئولیت پذیری افراد برای تقویت توان مهارتی خود به گونه‌ای که آنها بتوانند کار را به مسیری پیش برند که می‌خواهند.

– آگاهی مدیران از نقاط ضعف و قوت کارمندان خود و کمک به آنها در تقویت مهارت‌های کاری خود.

– مشارکت در جلسات آموزشی که در آنها هر فردی می‌تواند به راحتی دانش و تجارب خود را به اشتراک گذارد.

– استفاده از جدیدترین روش‌های آموزشی و آشنایی با فرآیندهای یادگیری.

– استفاده‌ی موثر از نتایج کار مدیران و افراد مختلف برای بهبود عملکرد گروه.

– به روزرسانی روش‌های کاری و قوانین به طور مداوم.

– «آموزش و یادگیری» در فضای کاری، یک فرآیند پیوسته است. تنها زمانی که نقش جدیدی وارد کار می‌شود، مطرح نمی‌گردد. انتظار می‌رود کارمندان روش‌های کاری خود را بر اساس آنچه که هر روز از تجارب و آموزش‌ها می‌آموزند، بهبود بخشند.

 

فناوری

«در اینجا، منظور از فناوری آن است که می‌تواند در اجرا و انجام موثر وظایف سهیم باشد.»

استفاده از «فناوری» به عنوان یک مهارت کاربردی جداگانه، حاکی از اهمیت آن در انجام وظایف و پیشبرد مقاصد سازمان است. این مهارت کاربردی، اَشکال بیشتری از فناوری اطلاعات را در خود گنجانده و نیازمند کار با دیگر تجهیزات و امکانات است.

در فضای کاری، ما هنگامی می‌توانیم شاهد به کار گرفتن این مهارت باشیم که افراد:

– در ارتباطات، مدیریت پشتیبانی و عملیات برنامه‌ریزی از فناوری اطلاعات استفاده می‌کنند.

– به کمک فناوری‌ها و تجهیزاتی کار می‌کنند که می‌توانند در انجام وظایف روزانه، سنگین یا پیچیده موثر واقع افتند.

– ایرادات و خرابی دستگاه‌ها را برطرف می‌نمایند.

– دانش OHS را مورد استفاده قرار می‌دهند تا از فناوری، به درستی استفاده شود. در کشورهای پیشرفته، به ندرت شغلی یافت می‌شود که فناوری جایی در آن نداشته باشد.

علیرغم استفاده‌ی گسترده از متخصصان فناوری اطلاعات در شرکت‌های بزرگ و کوچک، هر فردی نیاز دارد تا مهارت خود را در فناوری‌های جدید گسترش دهد.