عصر جديد با سازمانهاي پيچيده، پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمانها، مرزهاي سنتي موجود از بين خواهد رفت، فرهنگهاي مختلف در هم خواهـند آميخت و در زير پاي فرهنگهاي غنيتر ناپديد خواهند شد. بسياري از مشاغل، دوباره طراحي خواهند شد و ورود فناوري اطلاعات تغييراتي در ساختار سازمانها به وجود خواهد آورد.
در اين مقاله همانطور كه در عنوان آن نيز مشخص است، سعي خواهد شد تا نقش مديريت در سازمانهاي مجازي مشخص شود.
همچنين اين مقاله به مواردي همچون تعاريف و ويژگيهاي مهم سازمانهاي مجازي، اداره مجازي و انواع آن، همكاري مجازي، رهبري و نقشهاي آن در سازمانهاي مجازي اشاره شده است.
همچنانكه آلوين تافلر (۱۹۹۰) در دوره چهارم از موج سوم تمدن بشري اشاره كرده، در دهه گذشته تغييرات بسيار شگرفي در ساختار سازمانها پديدار شده است. در اين ميان ساختارهايي در حال تشكيل است كه پيش از اين وجود نداشت. بسياري از اين تحولات و در حقيقت زيربناي اصلي تمامي اين تغييرات، گرايش به ايجاد سيستمهاي يكپارچه رايانهاي است كه با معرفي سخت افزارها و نرم افزارها و وسايل ارتباطي پيچيده در سطح دنيا توام است.

مفهوم سازمانهاي مجازي

يكي از ساختارهاي جديد سازماني همان سازمانهاي مجازي است. تعريف استانداردي از اين نوع سازمانها در دسترس نيست، اما براي نشان دادن طيف وسيع تعريفهاي ارائه شده از اين نوع سازمانها به طور خلاصه تعاريف زير را ميآوريم:
– در واقع، سازمانهاي مجازي نوعي از سازمانهاي شبكهاي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمياند.
– سازمان مجازي، يك سازمان كوچك و مركزي است كه منابع اصلي خود را از ساير سازمانها تامين ميكند. يك سازمان مجازي از نظر ساختار بسيار متمركز است و بندرت داراي واحدها و دواير تخصصي يا وظيفهاي است.
– سازمان مجازي، بسياري از فعاليتهاي خود را از منابع خارجي تامين ميكند و ساختاري به وجود ميآورد كه در آن به جاي انجام وظايف سنتي در هر واحد داخلي، واحدهاي خارجي عهده دار انجام آن وظايف شوند.
– سازمان مجازي را شبكه موقتي از واحدها و سازمانهاي مستقل دانستهاند كه شامل توليدكنندگان، مشتريان و رقباست. اين واحدها به وسيله فناوري اطلاعات به هم پيوند ميخورند و قدرت مييابند تا از فرصتهاي جديد نهايت استفاده را ببرند.

ويژگيهاي سازمانهاي مجازي

ويژگي اين سازمانها اصولا با عناويني مانند غيرسلسلهمراتبي، افقي و جهاني مطرح ميشود. اما به طور خلاصه، ميتوان اين ويژگيها را در پنج ويژگي اصلي زير خلاصه كرد.
الف- ساختارهاي افقي: ظهور سازمانهاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در محيطهاي عملياتي است كه توسط افزايش رقابت جهاني و پيشرفتهاي اخير در فناوري اطلاعات و حمل و نقل ايجاد شده است. افقي شدن سازمانها سطوح مديريت در سازمان را كاهش ميدهد و منابع انساني را پراكنده ميكند.
ب- جهاني شدن: با توجه به گسترش تجارت جهاني و شبكه ارتباط فرا مرزي، ديگر شركتها و سازمانها جنبه محلي بودن خود را از دست ميدهند و در چرخه فرايند بين المللي قرار ميگيرند.
ج- ارتباط ماشيني: عصر آينده، عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطي از جنس گذشته بلكه ارتباطاتي كه به وسيله ابزار آلات ماشيني مانند كامپيوتر انجام خواهد شد. در اين سازمانها ديگر از تعاملهاي گرم گذشته خبري نيست، بلكه كارفرمايان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپيوترهاي شخصي با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار ميكنند. فروشندگان ميتوانند به وسيله يك شبكه محلي با هم ارتباط داشته باشند. براساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيلهاي براي هدايت فعاليتهاي اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رو در روي غير رسمي با هدف حفظ يكپارچگي سازمان، جايگزين ارتباطات رو در رو افراد در سازمانهاي سنتي خواهدشد.
د- همكاري و رقابت بين سازماني: شركتهاي مجازي به وسيله همكاري بين گروهي هم افزا نه تنها با هم همزيستي خواهند داشت، بلكه باعث رشد و پرورش يكديگرمي شوند.
ه- درگيري پويا: درگيري پويا نگرشي است كه” زمان” و” روابط انساني” و مديريت را وادار به بازنگري در مورد نگرشهاي قبلي در رويارويي با تغيير سريع و مداوم ميكند. پويايي در مقابل ايستايي، حاكي از رشد و فعاليت مداوم و درگيري در مقابل كنارهگيري، معرف ارتباط زياد با ديگران است.

اداره مجازي
در اداره مجازي، فناوري، جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيكي ميشود. در فلسفه اداره مجازي، كار را عملي ميدانندكه بايد انجام گيرد نه جايي كه فرد بايد به آنجا برود. در مطالعهاي كه انجام گرفته است، انواع ادارات مجازي را بر روي يك پيوستار طبقهبندي شدهاندكه هر چه از يك طرف پيوستار به طرف ديگر حركت كنيم، ميزان زماني كه فرد خارج از سازمان است، بيشتر ميشود.
به اين ترتيب انواع ادارات مجازي عبارتند از:
الف- موردي: درابتداي پيوستار، نوعي اداره مجازي قرار دارد كه در آن كاركنان داراي دفاترثابت هستند، اما در مواردي كارها را درخانه انجام ميدهند.
ب- مهمانخانهاي: كاركنان دفاترثابت ندارند، اما وقتي به دفتر نياز دارند، آن را از اداره مركزي درخواست ميكنند و از دفتري براي مدتي معين استفاده ميكنند.
ج- وابسته: كاركنان، دفاتر ثابت ندارند و در حركتند، اما بايد در فواصل زماني مشخصي به واحد اداري مراجعه كنند و گزارش بدهند.
د- كار در خانه: كاركنان سازمان هيچ نوع دفتركاري ندارند و در خانه مشغول كار هستند. يك ميز كوچك كار، يك تلفن و يا يك كامپيوترشخصي وسايل آنان را تشكيل ميدهدكه ازسوي سازمان در اختيار آنان قرار ميگيرد.
ه- كاملاً متحرك: كاركنان، كاملاً متحرك هستند و حتي در خانه هم محل كار خاصي ندارند. در طول روز به محلهاي كار مربوط به مشتري ميروند و تلفن وكامپيوتركيفي را به همراه دارند.

رهبري
امروزه مفاهيم” رهبري” و” ابداع”، جايگزين مفاهيمي چون” مديريت” و “پيروي از رسوم و عقايد” شده است و سازمانهاي هوشيار و آگاه رهبران را جايگزين مديران كردهاند. جايگزيني رهبري و رهبر به جاي مديريت و مدير فقط بازي با كلمات نيست؛ رهبران عناصر محوري سازمانهاي فعال در بازارهاي جهاني امروزي هستند.
رهبران بايد توانايي و قدرت مديريت داشته باشند. اما براي موفقيت سازمانهاي مجازي رهبران سازمان و نه مديران بايد فرهنگي را ايجاد كنند كه به ارتباطات، يادگيري و سرمايهگذاري متنوع ارزش بدهد. رهبري از طريق ارتباطات، تخصيص منابع و الگوسازي رفتارهاي مطلوب در موفقيت اينگونه سازمانها تاثير ميگذارد.

شايستگيهاي رهبران سازمانهاي مجازي
در اينجا عمدهترين موارد كاري رهبري در سازمانهاي مجازي را بررسي ميكنيم:
الف- هدايت و مديريت عملكرد
اگر چه استقلال و ساختارهاي افقي و مشاركت در سازمانهاي مجازي از مفاهيم اصلي موفقيت است، ولي نبايد فراموش كرد كه رهبر سازمان مجازي است كه تشخيص ميدهد، خودمختاري براي اعضاي داخل يك ساختار مشخص لازم است. اين هدايت عملكرد در دو سطح جمعي و انفرادي قابل بررسي است:
۱- هدايت عملكرد جمعي: فعاليت رهبران در اين سطح به شرح زير است.
– ايجاد بينش و فلسفه وجودي سازمان در اعضا: در يك سازمان مجازي، درك واضح و مشترك بينش، فلسفه وجودي و راهبرد موجب هدايت فعاليتهاي اعضاي سازمان در موقعيتهاي با ابهام زياد ميشود.
– مذاكره با افراد سازمان در مورد مسئوليتهاي آنان در رابطه با يكديگر: چون در اينگونه سازمانها افراد نميتوانند همديگر را ببينند، وجود يك درك مشترك از نقشها و مسئوليتهاي خود و ديگر اعضا بسيار مهم است كه اين كار وظيفه رهبران است.
– ارائه دهنده باز خورد: برخلاف سازمانهاي سنتي در سازمانهاي مجازي امكان رد و بدل بازخورد در مورد پيشرفت كارها به صورت روزانه وجود ندارد. بنابراين با ايجاد كنفرانسهاي هفتگي از طريق اينترنت و ويديوكنفرانس رهبران اين وظيفه را انجام ميدهند.
۲- هدايت فردي: رهبران سازمانهاي مجازي بايد بازخورد بموقع در مورد عملكرد اعضا را به آنها بدهند وآنها اين كار را به وسيله گزارشگيري از مشتريان و ديگر همكاران آنها كه با او در ارتباط و تعامل ماشيني هستند، انجام ميدهند.
ب- بهكارگيري فناوري متناسب
رهبر سازمان مجازي بايد قادر به انتخاب فناوري متناسب با وظيفه سازمان و اعضاي سازمان باشد. رهبر سازمان مجازي از روشهاي همزمان برخط براي موضوعات مبهم و پيچيده مثل جلسات طوفان مغزي، دستيابي به همراهي و توافق گروهي و يا روشهاي غيرهمزمان كه در آن لازم نيست افراد هم زمان برخط باشند، براي تبادل اطلاعات و به روز كردن آنها استفاده ميكند.
پ- مديريت در خلال فرهنگها
چالشي كه در اين زمينه، رهبر سازمان با آن مواجه ميشود، درك تفاوتهاي فرهنگي بين اعضاي تيم و استفاده از آن به عنوان مزيت است. رهبران سازمان مجازي بايد ديدگاههاي چندفرهنگي را بين اعضا گسترش دهند؛ براي اين كار بايد مباني فرهنگي خود و مباني فرهنگي كاركنان را كاملا بشناسند.
ت- كمك به توسعه آينده شغلي
يكي از دغدغههاي كاركنان سازمانهاي مجازي، نگراني از آينده شغلي است رهبران اين سازمانها بايد نگرانيهاي افراد را پيشبيني و راهبردهاي لازم را براي آن تدوين كند.
ث- ايجادشبكه
رهبران سازمانهاي مجازي در ابتداي تشكيل سازمان، بيشتر وقت خود را صرف ايجاد ارتباطات و شبكههاي بين مرزها ميكنند. مانند ارتباط با مديران حوزههاي مختلف، مشتريان، ديگر افراد خارج سازمان، عرضه كنندگان و سرمايه گذاران. بيشتر وقت رهبر صرف پيدا كردن راههايي براي ايجاد ادراك مشترك بين شركاي خارج سازمان نسبت به پروژهها و اهداف آنها ميشود. رهبر بايد جهت به دست آوردن و جذب منابع مورد نياز از مناطق مختلف به ايجاد شبكه بپردازد.
ج- ايجاد اعتماد و حفظ آن
از ديگر وظايف رهبران سازمانهاي مجازي، ايجاد اعتماد بين اعضاست. ما در محيط واقعي با چندبار ارتباط با افراد ميتوانيم تشخيص دهيم آيا قابل اعتمادند يا نه، ولي وجود ارتباطات غيررودررو و ماشيني در سازمانهاي مجازي فرصت اين كار را از ما ميگيرد. بنابراين در يك سازمان مجازي، ايجاد اعتماد، نيازمند آگاهي و تلاشهاي برنامهريزي شده بيشتري توسط رهبران است.
چ- مديريت گروه افزارها
گروهافزارها يا همان سيستمهاي الكترونيك كه سيستمهاي سختافزاري و نرمافزاري را با هم تركيب و يكپارچه ميكنند، در يك نوع طبقهبندي به دو دسته تقسيم ميشوند:
– سيستم كنفرانسهاي ويدئويي روميزي: اين سيستمها امكان تعاملات رو در روي كاركنان را فراهم ميكنند. به اين صورت كه يك دوربين ديجيتال كوچك بر روي نمايشگر قرار ميگيرد و امكان مشاهده تصوير اعضا را براي يكديگر فراهم ميكند. با استفاده از اين سيستمها علاوه بر انتقال صدا و تصوير، كاربران ميتوانند اطلاعات خود را به اشتراك بگذارند و فايلهاي اطلاعاتي را رد و بدل كنند.
– سيستم نرمافزارهاي همكاري: نرمافزارهاي همكاري براي افزايش فعاليتهاي گروهي و تـوانـمندسازي فراينـدهاي تيمهاي كاري طراحي شـدهاند. شـكل ديگـر اين سـيستمها، سيستم پشتيبان گروهي است كه براي تصميمگيري گروهي طراحي شده است. به كمك سيستمهاي پشتيبان گروهي، جلسات طوفان مغزي و تصميمگيري و ديگر فعاليتهاي خلاق به منظور ايجاد ايدهها و پيشنهادها براحتي انجام ميشود.

نتيجهگيري
تقريبا ميتوان گفت مقوله ساختارهاي جديد سازماني بعد از سخنراني پيتر دراكر (۱۹۶۸) در مورد جهان فرامدرن و كارمندان دانشمدار مورد توجه قرار گرفت كه البته بعد از آن كساني مثل جك ولش و آلوين تافلر به تحقيقاتي در اين باره پرداختند.
درواقع، سرشت فرايندي كه منجر به ايجاد شبكه اينترنت گرديده است، اين امكان را فراهم ميسازد كه هر كس و در هر سطحي از سازمان بتواند با آن ارتباط برقرار و اطلاعات مورد نياز خود را دريافت كند و براي اين كار هيچ متولي و مسئول واسطهاي نيز نياز نيست.
با وجود مطالب گفته شده در بالا، رهبري در سازمانهاي مجازي عصر نوين چگونه خواهد بود؟ آيا براي رهبري در سازمانهاي مجازي ميتوان يك رويه غالب و استاندارد تعيين كرد؟ اما آنچه كه مشخص است، رهبري در سازمانهاي مجازي امروز جاي مديريت را خواهد گرفت و اين رهبري نيازمند مهارتهاي جديدي است كه آن را مقتضيات زمان مشخص خواهد كرد.

مهتاب موید