استراتژي‌هاي آنلاين‌رسانه‌اي مي‌توانند نقش کاملاً موثري بر ايجاد ترافيک سايت داشته باشد. انتشار بيانيه‌هاي خبري يکي از اين استراتژي‌هاي رسانه‌اي است که مي‌توان به آساني آن را به انجام رساند. براي اين کار مي‌توانيد فهرستي از آدرس‌هاي پست الکترونيکي ترتيب دهيد و يا از يکي از سرويس‌هاي موجود انتشار بيانيه خبري آنلاين استفاده کنيد. بيشتر گزارشگران و نويسندگان داراي آدرس‌هاي پستي هستند. برخي دوست ندارند نامه‌هاي الکترونيکي خبري دريافت کنند؛ اما برخي ديگر نيز هستند، که شکل الکترونيکي را ترجيح مي‌دهند. هنگامي که اخبار به صورت نامه‌هاي الکترونيکي فرستاده مي‌شوند، گزارشگران نيز با پست الکترونيکي پاسخ مي‌دهند، آنها از شما انتظار دارند که حداکثر ظرف ۲۴ ساعت پاسخ دهيد. نوعي کيت رسانه‌اي بسازيد که به شما در فرستادن نامه‌هاي الکترونيکي به ويراستاران خبر کمک کند.

در اين فصل به مطالب زير مي‌پردازيم:

استراتژي آنلاين رسانه‌اي

روابط عمومي در برابر تبليغات

روابط عمومي آنلاين در برابر روابط عمومي سنتي

انتشار موثر اخبار

سرويس‌هاي آنلاين انتشار و توزيع اخبار

چگونه خبر را به صورت آنلاين منتشر کنيد.

تدارک محلي بر روي سايت براي ارتباط با رسانه‌ها

چگونه گزارشگران آنلاين را پيدا کنيم؟

گزارشگران چگونه خواهان دريافت اطلاعات شما هستند؟

تشويق به انتشار مقاله شما با پيوند مستقيم به سايت يا مقاله مزبور

ايجاد کيت مطبوعاتي آنلاين

خبرنامه‌هاي الکترونيکي

 

مديريت روابط عمومي موثر

روابط رسانه‌اي در فعاليت‌هاي بازاريابي بسيار اهميت دارند. بهترين نتايج زماني حاصل مي‌شوند که تلاش‌هاي روابط عمومي آنلاين و آفلاين را تواماً انجام دهيد. اگر فهرست مشخص و معيني از گزارشگران يا ويراستاران خبر در اختيار داشته باشيد يا از سرويس‌هاي انتشار اخبار بهره گيريد، انتشار بيانيه خبري کار آساني خواهد بود.

حفظ روابط عمومي موثر و کارآمد منافع چندي براي شرکت شما در بر دارد. مي‌توانيد با بيانيه خبري، شرکت و محصولات خود را در معرض ديد و قضاوت ديگران قرار دهيد، و بدين ترتيب شکل مثبتي از شرکت شما در اذهان شکل خواهد گرفت، در نتيجه روابط شما با مشتريان کنوني مستحکم‌تر شده، مناسبات نويني به وجود خواهند آمد.

 

مزاياي روابط‌ عمومي نسبت به تبليغات

اطلاع رساني رسانه‌اي، يا داشتن روابط عمومي، داراي مزيت آشکاري بر سرويس‌هاي تبليغاتي پولي است. مقاله‌اي که توسط گزارشگري به نگارش درآمده، اعتباري به مراتب بيشتر از تبليغات نزد افکار عمومي دارد، چرا که مردم عموماً رسانه‌ها را شخص ثالث و بدون جانبداري مي‌دانند، که هيچ نفعي در طرفداري از هر يک از دو طرف معامله ندارند. روابط عمومي مقالات را به صورت چاپ شده در نشريات مي‌آورد، که به نظر قابل باورتر از تبليغات پولي مي‌رسند. مزيت ديگر انتشار بيانيه خبري آن است، که از لحاظ مالي با صرفه‌تر از تبليغات است. همانطور که مي‌دانيد در ازاي فضايي که بر روي يک وب سايت اشغال مي‌کنيد، يا وقتي که در راديو تبليغ مي‌کنيد، بايد پول پرداخت کنيد؛ ولي هزينه‌هاي نويسندگي و انتشار اخبار در مقابل اين هزينه‌ها بسيار ناچيزند.

يکي از اشکالات بيانيه‌هاي خبري در مقايسه با تبليغات اين است، که شما کنترلي بر آنچه که منتشر مي‌شود نداريد. اگر نويسنده يا سردبير نشريه تصميم بگيرد که ديد منفي نسبت به شرکت شما به وجود آورد، کاري از دست‌تان بر نمي‌آيد. اگر نويسنده‌اي به هر دليلي تمايلي به شرکت شما نداشته باشد، اين موضوع ممکن است در مقاله وي بازتاب يابد. اساساً پس از آن که اخبار شما توزيع شد، ديگر هيچ کنترلي بر آنچه که درباره شرکت شما به رشته تحرير درآمده نداريد.

 

بيانيه خبري چيست؟

پيش از اقدام به مبارزات رسانه‌اي، نخست بايد بدانيد بيانيه خبري چيست و چگونه نوشته مي‌شود. بيانيه‌هاي خبري براي آگاه ساختن گزارشگران از رويداد‌هاي مربوط به شرکت‌تان شود. بيانيه خبري در واقع شکل استانداردي از ارتباط با رسانه‌هاست و لازم است تمامي اطلاعات خبري را دربرگيرد. شرکت‌هايي که صرفاً براي درج نام‌شان در مطبوعات، مرتباً اطلاعات فاقد ارزش را در اختيار مطبوعات قرار مي‌دهند، قادر نخواهد بود مناسبات خوبي با رسانه‌ها برقرار کنند.

 

نگارش «بيانيه خبري»

از آنجايي که روزنامه‌نگاران همواره در معرض بمباران حجم عظيمي از بيانيه‌هاي خبري هستند، بايد خبر‌هاي شما توجه روزنامه‌نگاران را جلب کند. لازم است کار روزنامه‌نگاران را آسان ساخته، بيانيه‌هاي خبري خود را در قالب و سبکي جذاب عرضه کنيد. اين خبر‌ها بايد به گونه‌اي نوشته شوند که گويي فردي بي‌طرف آن را نوشته است. بيانيه‌هاي خبري بايد در قالب استانداردي نگارش يابند؛ که در زير به شرح آن مي‌پردازيم:

 

جلب توجه خبر

نخستين چيزي که خواننده مشاهده مي‌کند، بايد چيزي باشد شبيه اين:

جهت انتشار فوري اخبار

مگر آن که پيش از زمان انتشار اطلاعاتي فرستاده باشيد. در اين صورت عبارت فوق بايد به شکل زير باشد:

جهت انتشار در: ۱۴ آوريل، ۲۰۰۳ [تاريخي را به کار ببريد که قصد انتشار در آن تاريخ را داريد].

به خاطر داشته باشيد، که صرفنظر از اين که چه تاريخي را در اينجا ذکر مي‌کنيد، رسانه ممکن است اطلاعات را قبل يا بعد از آن تاريخ نشر دهد.

 

سرنويس (Header)

سرنويس در گوشه بالا و سم چپ درج گردد، و داراي تمام اطلاعات لازم جهت تماس با يکي دو شخصيت کليدي باشد. طرف‌هاي تماس بايد بتوانند به هر پرسشي راجع به بيانيه خبري پاسخ دهند. اگر گزارشگران نتوانند با کسي تماس بگيرند و پاسخ پرسش‌هاي خويش را پيدا کنند، ممکن است اطلاعات غلط به چاپ رسانند و يا اصلاً مقاله را دور بياندازند.

 

عنوان (Headline)

عنواني که بر مي‌گزينيد به غايت مهم است؛ اگر اين کار را به درستي انجام دهيد، نظر هر کسي را جلب خواهد کرد. عنوان خبر بايد قدرتمند و چکيده‌اي از پيام خبر باشد و خواننده را وادار کند که به خواندن ادامه دهد. عنوان را کوتاه بنويسيد- کمتر از ده لغت.

 

شهر و تاريخ

نام شهري که از آنجا گزارش مي‌کنيد، و تاريخ نوشتن خبر‌ها را درج کنيد.

 

متن

نخستين جمله شما در متن بيانيه‌هاي خبري بايد جمع‌بندي عنوان بوده، بي‌درنگ خواننده را آگاه سازد که چرا اين خبر‌ها شايسته خواندن هستند. با توجه به اينکه گزارشگران بيانيه‌هاي خبري زيادي دريافت مي‌کنند، اگر بيدرنگ نظرشان را جلب نکنيد، خبرهايتان را مطالعه نخواهند کرد. نخست تمام اطلاعات کاملاً مرتبط با موضوع را فهرست کنيد، و ذکر اطلاعات مويد آنها را براي آخر بگذاريد. به پنج پرسش (کي، کدام، کجا، کي و چرا) در همان ابتدا پاسخ دهيد. بيانيه‌هاي خبري را طوري بنويسيد، که گويي مقاله‌اي براي انتشار در روزنامه مي‌نويسيد. نقل قول‌هايي از افراد کليدي شرکت يا هر منبع مربوط ديگري در خارج آن بياوريد، که باورکردني به نظر رسند. اگر آماري وجود دارد که مويد پيام است، آن را نيز همراه با منبع ذکر کنيد. آخرين پاراگراف بايد شرح کوتاهي پيرامون شرکت باشد.

 

خلاصه

اگر خبرهاي‌تان مثلاً دو صفحه است، لغت «- بيشتر-» را در وسط و انت‌هاي صفحه اول بياوريد، براي ختم مطالب کلمه «پايان» را در وسط و پايان پيام درج کنيد.

 

مزاياي بيانيه‌هاي خبري

انتشار آنلاين خبر‌ها از همان قالب استاندارد آفلاين پيروي مي‌کند، ولي انتشار آنلاين مي‌تواند به صورت محاور‌ه‌اي باشد، و پيوندهايي به انواع اطلاعات جالب که مويد پيام هستند، داشته باشد. اگر بيانيه‌هاي خبري شرکت را با پست الکترونيکي منتشر کنيد و يک پيوند فرامتني در آن قرار دهيد، روزنامه‌نگار به سرعت روي آن کليک مي‌کند، و براي تکميل اطلاعاتي که به آن نياز دارد، از محيط نامه الکترونيکي شما دور و خارج مي‌شود. پيوندهايي که بهتر است در بيانيه‌هاي خبري بيايند، از اين قرارند:

پيوندي به آدرس پست الکترونيکي فرد مسئول تماس با رسانه‌ها در سازمان شما، طوري که روزنامه‌نگار بتواند با يک کليک ماوس هر پرسشي را که بخواهد از طريق پست الکترونيکي از وي بپرسد.

پيوندي به وب سايت شرکت، طوري که روزنامه‌نگار بتواند سريع و آسان به اطلاعات اضافي دست يابد، يا اطلاعات مورد نظر را پيدا کند.

پيوندهايي به مقالاتي که پيرامون شرکت و موضوعات مرتبط نگاشته شده‌اند، چه در وب سايت شرکت و چه در سايت‌هاي ديگر.

پيوندهايي به تصاوير و اشکال مربوط به محصولات و خدمات.

پيوندهايي به بازيگران کليدي شرکت، زندگي‌نامه آنها، عکس و احتمالاً نقل قول‌هايي از آنها، چون روزنامه‌نگاران معمولاً در خبر‌ها از نقل‌قول استفاده مي‌کنند.

پيوند به بخش «پرسش و پاسخ (FAQ)»

 

مقايسه اشکال ارسال بيانيه‌هاي خبري

اگر توزيع بيانيه‌هاي خبري بر عهده خودتان باشد، پولي را که بايد به شرکت‌هاي ارائه دهنده چنين سرويسي بدهيد صرفه‌جويي خواهد کرد. همچنين مي‌توانيد تلاش‌هاي خود را نسبت به اين شرکت‌ها هدفمندتر کنيد. فهرست برخي از اين شرکت‌ها تاريخ گذشته يا ناقص بوده و ممکن است فهرست گزارشگران و دبيران خبر آنها جامع و کامل و به روز نيز نباشد. از سوي ديگر، برخي از شرکت‌ها ممکن است بيانيه‌هاي خبري را زياد جدي نگيرند. روزنامه‌نگاري که نام سرويس مربوطه را مي‌شناسد ممکن است بيشتر از زماني که منشاء خبر‌ها از شرکت ناشناخته‌اي است، پذيراي آنها باشد. استفاده از سرويس‌هاي اين‌چنيني موجب صرفه‌جويي در وقت‌تان مي‌شود.

اگر تصميم داريد بيانيه‌هاي خبري را شخصاً توزيع کنيد، ابتدا بايد فهرستي از روزنامه‌نگاران تهيه کنيد. هنگام مطالعه نشريات، در پي نام گزارشگران آن مقاله و اطلاعات مربوط به تماس با آنها باشيد. اگر نمي‌دانيد در يک نشريه خاص آن را براي چه کسي بفرستيد، هميشه مي‌توانيد تماس بگيريد و نام دبير مربوطه را جويا شويد. در همه سرويس‌هاي اخبار، شخصي براي دريافت مقالاتي درباره شغل و کارتان مشترک شويد. اين بهترين راه براي يافتن اسامي روزنامه‌نگاراني است که ممکن است به آنچه براي گفتن داريد علاقمند باشند.

منابع آنلاين چندي وجود دارند، که به شما در تهيه و تدارک فهرست توزيع اخبار کمک مي‌کنند؛ Media finer به نشاني http://www.mediafinder.com يکي از سايت‌هاي مفيد در اين زمينه است. اين سايت داراي بانک اطلاعاتي شامل هزاران ابزار رسانه‌اي از جمله مجلات، هفته‌نامه‌ها، روزنامه‌ها، خبرنامه‌ها و کاتالوگ‌ها است و بينندگان مي‌توانند از آن استفاده کنند.

Lexis Nexis نيز به نشاني:

http://www.pressaccess.com/PR/index.html

داراي بانک اطلاعاتي عظيمي از روزنامه‌نگاران و تحليل‌گران صنايع است و بانک اطلاعات دبيرخانه‌هاي مطبوعاتي آن ۲۴ ساعته به صورت آنلاين در دسترس است، و داراي اطلاعات مفصل با جزئيات بسيار درباره رونامه‌نگاران، انتشارات، تقويم رويداد‌ها و غيره است. Media Map به نشانيttp://www.mediamap.com منبع ديگري براي روابط عمومي است، و بيش از ۲۰۰۰۰ آدرس تماس با عوامل رسانه‌اي، از جمله شماره‌هاي تلفن و دورنگار، آدرس‌هاي پست‌الکترونيکي و رشته‌هاي کاري هر کدام از آنها در اختيار دارد. علاوه بر اينها، تقويم‌هايي از دبيرخانه‌هاي رسانه‌اي وجود دارند، که نشان مي‌دهند قرار است فلان مقاله از پيش تعيين شده توسط چه کسي به نگارش درآيد، موضوع آن چيست و کي قرار است نوشته مي‌شود.

چندين سرويس بيانيه خبري ديگر به صورت آنلاين وجود دارند.

 

نکات مهم در رابطه با انتشار بيانيه‌هاي خبري

بيانيه‌هاي خبري خود را به بخش‌هاي خبري نفرستيد. ببينيد کدام دبير با اخباري که شما قصد انتشار آن را داريد کار مي‌کند و بيانيه خبري خود را دقيقاً به همان شخص بفرستيد. بيانيه‌هاي خبري خود را به بيش از يک دبير در هر سازماني نفرستيد، مگر اينکه بيش از يک نفر در رابطه با اطلاعات بيانيه خبري شما وجود داشته باشد. در صورت امکان، قبل از ارسال بيانيه خبري، با دبير و گزارش‌گر خبر تماس برقرار کنيد و راجع به خبر ارسالي با وي صحبت کنيد. همچنين، چند روز پس از ارسال خبر تماس گرفته و پيگيري کنيد و ببينيد که خبر به دست گزارش‌گر رسيده و آيا وي سوالي در رابطه با خبر دارد.

 

زمان و مهلت انتشار بيانيه خبري

مهلت انتشار بيانيه خبري يکي از مهم‌ترين مسائلي است که بايد هنگام ارسال بيانيه خبري به ياد داشته باشيد. ببينيد براي ارسال بيانيه خبري و اطلاعات مورد نظر براي هر يک از رسانه‌ها چند روز فرصت داريد. در اين قسمت رهنمودهايي براي زمان انتشار بيانيه خبري توضيح مي‌دهيم:

 

مجلات ماهيانه

در مورد مجلاتي که ماهيانه چاپ مي‌شوند، بايد دست کم دو يا سه ماه زودتر از چاپ مجله بيانيه خبري خود را به آنها بفرستيد. مجلات داراي برنامه‌ريزي دقيق براي چاپ هستند، چون بايد در زمان مقرر چاپ شده و به مشترکان ارسال شوند.

 

روزنامه‌ها

بهتر است بيانيه‌هاي خبري خود را که قرار است در روزنامه‌اي به چاپ رسد، لااقل چند هفته قبل از چاپ روي ميز گزارش‌گر خبر قرار دهيد و اگر بيانيه خبري مربوط به يک تعطيلات ويژه است، بايد حتي زودتر آن را بفرستيد.

 

راديو و تلويزيون

هنگام ارسال بيانيه خبري به راديو و تلويزيون، به خاطر داشته باشيد ممکن است از شما بخواهند به عنوان ميهمان در برنامه تلويزيوني شرکت کنيد. قبل از ارسال بيانيه، خود را براي اين کار آماده کنيد. برنامه‌هاي تلويزيوني بسيار سريع پخش مي‌شوند. ممکن است  برنامه‌اي که در صبح ضبط شده عصر همان روز پخش شود.

 

قالب‌بندي بيانيه‌هاي خبري ايميلي

مي‌توانيد به کمک پست الکترونيک اخبار خود را انتشار دهيد. برخي از گزارشگران نامه‌هاي الکترونيکي را ترجيح مي‌دهند؛ برخي ديگر بيشتر ارسال خبر به صورت نمابر و يا پست معمولي را مي‌پسندند. پيش از آن که اقدام به استفاده از پست الکترونيکي براي فرستادن خبر‌ها کنيد، از شکل دلخواه گزارش‌گر براي فرستادن خبر اطلاع حاصل کنيد.

هنگام ارسال بيانيه‌هاي خبري با پست الکترونيکي، پيام‌هاي خود را در پاراگراف‌هاي کوتاه و در يکي دو صفحه بنويسيد. بهتر است خبر‌ها را داخل متن نامه الکترونيکي بياوريد، و هيچ‌گاه آنها را به صورت پيوست (Attachment) نفرستيد، شما که نمي‌دانيد گزارش‌گر مورد نظر در چه محيطي و با استفاده از چه واژه‌پردازي کار مي‌کند.

مثلاً ممکن است شما از واژه پرداز۲۰۰۰ Microsoft Word در رايانه شخصي خود استفاده مي‌کنيد، در حالي که گزارش‌گر از نوع برنامه ناسازگار با Word در Mac استفاده مي‌کند، و قادر به باز کردن فايل شما نباشد.

همچنين ممکن است مشکلاتي در حين بارگذاري فايل از اينترنت پيش آيد، که نهايتاً مانع خوانده شدن بيانيه خبري مي‌شود. ممکن است گيرنده نامه داراي يک رايانه قديمي با ارتباط تلفني کند باشد؛ طوري که فايلي که ارسال آن براي شما ۲ دقيقه طول مي‌کشد، بارگذاري آن ۲۰ دقيقه وقت گيرنده را مي‌گيرد. به علاوه، ممکن است شما از رايانه استفاده مي‌کنيد، در حالي که گزارشگر از رايانه‌اي به کار مي‌برد که با سيستم عامل مبتني بر Mac کار مي‌کند. فردي ۲۰ دقيقه وقت براي بارگذاري نامه الکترونيکي شما مي‌گذارد، در پايان اگر متوجه شود که خبر شما ارزش وقت تلف کردن را نداشته، به هيچ وجه تحت تاثير قرار نخواهد گرفت.

توجه داشته باشيد که عنوان و موضوع نامه حتماً نظر خواننده را جلب کند. روزنامه‌نگاران مي‌توانند نامه‌ها را پاک کنند يا باز نکنند؛ و اغلب هم همين کار را مي‌کنند، چرا که روزانه انبوهي از اين نامه‌ها براي آنها ارسال مي‌شود. متن نامه بايد روشن و کاملاً مربوط به موضوع باشد. از همان نخستين جمله به اصل موضوع بپردازيد. اگر از همان ابتدا نظر خواننده را جلب نکنيد، ممکن است گيرنده از ادامه خواندن نامه منصرف شود. بسيار مهم است که بتوانيد اطلاعات مربوط به بيانيه‌هاي خبري را در قالب ديجيتالي (به صورت فايل و نه نسخه چاپي) بفرستيد. در اين صورت روزنامه‌نگاران با کپي و الصاق سريع آن مي‌توانند «اولين پيش نويس» مقاله خود را آماده کنند. بدين ترتيب، کار را برايش آسان خواهيد کرد، و سپس گزارش‌گر مي‌تواند پيش نويس اوليه را به سرعت تغيير داده شکل نهايي مقاله را با صرف کمترين وقت و زحمت آماده کند. هر کسي دوست دارد در وقتش صرفه‌جويي کند و بيشتر روزنامه‌نگاران همواره وقت کم مي‌آورند.

 

تعيين ارزش خبر

اگر قرار است بيانيه‌هاي خبري منتشر شود، بايد حاوي مطالب ارزشمند باشد. يکي از مهم‌ترين و اصلي‌ترين نگراني‌هاي نمايندگان روابط عمومي، تعيين ارزش خبر است. بايد طرف را غافلگير کنيد، و اگر امکان داشته باشد قدري هم احساساتش را غلغلک دهيد. موضوعاتي که ارزش خبري براي ارسال خبر به گزارشگران را دارند، عبارتند از:

ادغام يا شراکت بين شرکت شما و ساير شرکت‌ها

سرويس‌ها يا منابع رايگاني که توسط شرکت شما در اختيار عموم مردم قرار مي‌گيرند.

نظرسنجي يا تالار گفتگويي که شرکت شما به راه انداخته، تا در آنها پيرامون موضوعات خبري داغ بحث و تبادل نظر صورت گيرد.

برگزاري مراسم يا جشن به دليل رويدادي که به شرکت مربوط مي‌شود، يا تبليغات آنلاين قريب الوقوع.

شرکت شما در يک نمايش تجاري

نتايج تحقيقاتي که شرکت شما باعث و باني آنها بوده است.

دستاورد بزرگي در تکنولوژي که منجر به پيشرفت قابل توجهي در توليد يک محصول مصرفي شده است.

تشکيل اتحاديه با شراکت‌هاي استراتژيک جديد

شرکت در يک امر خيرخواهانه

سالروز واقعه‌اي بسيار مهم که شرکت شما آن را گرامي مي‌دارد.

جايزه‌اي که شرکت شما به برندگان تقديم خواهد کرد.

روز تعطيلي که با واقعه خاصي گره خورده است.

توصيه‌ها، مقالات يا نقطه نظرات

مطالبي که به طور کلي در حوزه علايق عموم مردم است.

 

اخبار بي‌ارزش

برخي مطالب که از نظر عموم مردم خبر جديدي محسوب نمي‌شود، ممکن است از نظر مجلات و هفته‌نامه‌هاي بازرگاني خبر خوبي به حساب آيند. اگر بيانيه‌هاي خبريتان صرفاً به يکي از مطالب زير پرداخته، احتمالاً ارزش منتشر شدن را ندارد.

تاکنون چند سالي است که شروع و راه اندازي يک وب سايت جديد ديگر خبر جديد به حساب نمي‌آيد. به استثناي مواردي که راه اندازي سايت جديد به معناي پيشرفتي چشمگير در تکنولوژي اينترنت است و يا به شيو‌ه‌اي کاملاً ابتکاري در خدمت علايق عموم قرار مي‌گيرد، نبايد ذکري از آن در خبر‌ها بيايد. همچنين يک ويژگي يا تغيير جديد در وب سايت ارزش اطلاعاتي ندارد. حتي اگر سايت‌تان بازسازي اساسي شده، اين هم خبري براي عموم مردم به حساب نمي‌آيد.

توليد محصولي جديد ارزش گفتن ندارد، مگر آنکه محصول مذکور مبين پيشرفتي چشمگير در حيطه‌اي خاص باشد. همچنين ارتقاي يک محصول قديمي چيزي را عوض نمي‌کند.

 

آماده کردن کيت خبري يا کيت رسانه‌اي

کيت مطبوعاتي يک عنصر ضروري در کنفرانس‌هاي خبري و مصاحبه‌ها به شمار مي‌رود. به علاوه هر وقت که گزارشگري اطلاعات بيشتري درباره بيانيه‌هاي خبري که پيش از اين فرستاده‌ايد از شما درخواست نمود، مي‌توانيد آن را برايش بفرستيد. کيفيت مطبوعاتي‌تان بايد با پوشه‌اي شروع شود که نشان دهنده شکل لوگوي شرکت و اطلاعات پايه‌اي جهت گرفتن تماس با شما باشد. پوشه مذکور بايد پوشه‌هاي کوچکتري را داخل خويش داشته باشد، طوري که بتوان برگه‌هاي اطلاعاتي گوناگون را در آن جاي داد. اقلام زير بايد جزء کيت مطبوعاتي باشند:

انتشار اخبار که خلاصه‌اي از خبر‌هاي قابل ذکر در آن آمده است.

تاريخچه و سوابق شرکت

بروشور‌ها يا دفترچه‌هاي راهنما

مقالات ديگري پيرامون شرکت

تصاوير

اطلاعات زمينه‌اي درباره کساني که نقش کليدي در شرکت دارند.

بخش «پرسش و پاسخ (FAQ)»

نقل قول‌ها از افراد کليدي

اطلاعات مربوط به تماس

کارت بازرگاني

 

ايجاد يک مرکز رسانه‌اي آنلاين براي روابط عمومي

اگر انتشار بيانيه‌هاي خبري براي عموم مردم بخش مهمي از استراتژي روابط عمومي شرکت را تشکيل مي‌دهد، بايد به فکر ايجاد يک مرکز رسانه‌اي آنلاين در سايت باشيد. مرکز رسانه‌اي بايد به آساني از نوار پيمايش سايت قابل دسترسي باشد. آنچه را که يک روزنامه نگار هنگام تهيه گزارشي از شرکت نياز دارد، بايد در اين محل قرار داد. روزنامه‌نگاران بايد بتوانند به شکل‌ها و اطلاعاتي که براي تنظيم مقاله‌شان نياز دارند، به آساني دسترسي داشته باشند. همچنين بتوانند پرسش‌هايشان را تنها با يک کليک براي فرد يا افراد مورد نظر در داخل سازمان مطرح کنند. مرکز رسانه‌اي بايد شامل موارد زير باشد:

تقويمي از بيانيه‌هاي خبري که تاکنون از سوي شرکت توزيع شده‌اند.

تاريخچه شرکت و اطلاعات کلي

يک بروشور الکترونيکي

پيوندهايي به مقالات ديگري که درباره شرکت به نگارش درآمده‌اند.

پيوند به ايده‌هايي براي مقالات آتي

پيوند به تصاويري از محصول يا محصولات مرتبط. شايد بهتر است آلبومي از تصاوير داشته باشيم، تا روزنامه‌نگاران بتوانند هر شکلي را که بخواهند براي مقاله خويش از ميان آنها انتخاب کنند. قالب TIEF يا Tag Image File Format را روزنامه‌نگاران به دليل وضوح ترجيح مي‌دهند، و با برنامه‌هاي کاربردي مخصوص انتشار در رايانه‌هاي روميزي به خوبي کار مي‌کند. در اين قالب يک پسوند tiff يا tif به انتهاي نام فايل افزوده مي‌شد. قالب tif را مرورگر‌هاي وب پشتيباني نمي‌کنند، لذا مي‌توانيد با گذاشتن تصاوير انگشتي (thumbnails) بر روي وب سايت کار را براي روزنامه‌نگاران ساده کنيد يا تصاويري که آنها مي‌خواهند برايشان بفرستيد.

اطلاعات عمومي درباره پرسنل کليدي شرکت، همراه با تصاوير، زندگي نامه‌ها و نقل قول‌هاي هر کدام از آنها.

پيوندي براي تماس رسانه‌اي با شرکت و اطلاعاتي راجع به نحوه برقراري تماس

 

بخش پرسش و پاسخ

اگر داراي مرکز رسانه‌اي بر روي سايت خود باشيد، در واقع داريد پيام روشني به روزنامه‌نگاران مي‌دهيد. پيامتان چنين است: «از نظر من شما بسيار اهميت داريد! ميل دارم هر چه را که براي تکميل مقاله درباره شرکت ما نياز داريد به سرعت و سهولت در اختيارتان بگذارم». در واقع با اين مرکز رسانه‌اي تمام اطلاعات را در قالبي قابل استفاده براي روزنامه‌نگاران در اختيارشان قرار مي‌دهيد، طوري که بتوانند هرچه را هر زمان که بخواهند به ميل خويش انتخاب کنند.

به بازديدکنندگان خود اين فرصت را بدهيد که به طور مرتب از بيانيه‌هاي خبري تحت عنوان «اخبار داغ مطبوعات» آگاه شوند. عبارت «اينجا را کليک کنيد تا از جديدترين بيانيه‌هاي خبري ما آگاه شويد» را بر روي وب سايت خود بگذاريد. علاوه بر اين، امکان فرستادن يک نسخه از بيانيه‌هاي خبري به دوستان را براي بازديد کنندگان خود فراهم کنيد. روزنامه‌نگاران گاه مشترکاً بر روي مطلبي کار مي‌کنند، لذا آن امکان را فراهم کنيد که بتوانند نسخه‌هايي از بيانيه‌هاي خبري شما را براي همکاران و يا حتي ويراستاران خويش بفرستند.