این مقاله به دنبال ارایه طراحی مجدد فرآیند تجارت (BPR) عاملان و دانشگاهیان با بینش ابتکاری محبوب به منظور استنتاج طرح‌های فرآیند اصلاحی می‌باشد.

طراحی / روش شناسی / رویکرد ـ یک نظرسنجی آن لاین در سال‌های ۲۰۰۳ تا ۲۰۰۴ میان طیف گسترده‌ای از وکلای مجرب BPR  در انگلستان و هلند انجام شد.

یافته‌ها ـ نظرسنجی نشان داد که این “۱۰ مورد بهینه” از بهترین عملکردهایی است که در واقع به طور گسترده در این امر به کار رفته است. علاوه بر این، نشانه‌ای برای تاثیر تجارتی آنها است که جمع‌آوری و طبقه‌بندی شده است.

محدودیت‌های پژوهش / مفاهیم ـ برآوردهای مولفین از تاثیر این بهترین شیوه‌ها متفاوت از بازخورد بدست آمده از پاسخ دهندگان بوده است که احتملاً معلول این طرح اسناد این نظرسنجی می‌باشند. این امر سوژه‌ای جهت پژوهش‌های آتی می‌باشد.

مفاهیم کاربردی ـ چارچوب ارایه شده از سوی عاملان به منظور حفظ جنبه‌های مختلف یک طراحی مجدد چشم انداز به کار گرفته شد. لیست ارایه شده مربوط به شیوه‌های بهینه BPR به طور مستقیم برای طراحی‌های جدید فرآیند اجرایی است.

اصالت /  اعتبار ـ این مقاله موضوع فرآیند طراحی مجدد را به جای موضوع شناخته شده فرآیند مهندسی مجدد مورد خطاب قرار می‌دهد. به این ترتیب، می‌تواند بخش‌هایی از خلاهای موجود در دانش  موجود را پر کند.

اگرچه اکنون تمرکز اصلی فرآیند تجارت به طور عمده متوجه نگرش‌های صنعتی است، در عمل طراحی مجدد فرآیند تجارت (BPR) هنوز به صورت علم در نیامده است. اصولاً روش شناختی طراحی زمینه شرکت‌های مشاوره‌ای است که به طور اختصاصی روش‌های BPR را گسترش داده‌اند.

این امر عمدتاً بر مدیریت پروژه‌ها و موضوعات سازمانی طراحی فرآیند تاکید دارد، اما اغلب در مواجهه با “چالش‌های فنی” توسعه طراحی فرآیندی که به صورت توسعه رادیکالی امور جاری است ناکام می‌ماند. در پاسخ به این از قلم افتادگی، عاملان به تغییر موضع شیوه‌های بهینه گرایش می‌یابند. بهترین شیوه‌ها ممکن است به عنوان روشی موفق برای مواجه با مساله‌ای خاص که ممکن است نیاز به تطبیق با روش‌های مهارتی در پاسخ به شرایط غالب تلقی شود. در طول ۲۰ سال گذشته، شیوه‌های بهینه از قبیل طراحی تجارت، مراقبت‌های بهداشتی، ساخت و فرآیند توسعه نرم افزاری در حوزه‌های مختلف جمع‌آوری و به کار بسته شده است.

در پژوهش پیشین، ما تقریباً ۳۰ نمونه از بهترین شیوه‌ها در BPR را جمع‌آوری و تشریح نمودیم . منابع این شیوه‌ها نسخه‌های اصلی مربوط به این موضوع بودند که توسط “همر”  و و “چمپی”  (۱۹۹۳) و “داونپورت”  (۱۹۹۳) مورد توجه قرار گرفت. هریک از این شیوه‌های بهینه استنتاج شده یک تغییر ویژه را در روند موجود به منظور تاثیر آن بر عملکرد خود به شیوه‌های خاص پیشنهاد نمودند. براساس منابع جمع‌آوری شده، برآنیم تا  اثراتشان را بر روند عملکرد در یک شیوه کیفی به عنوان مثال، به طور کلی نحوه تاثیر آنها بر هزینه، کیفیت، زمان و انعطاف پذیری را طبقه بندی کنیم. همچنین برای حمایت کاربرد شیوه‌های بهینه مختلف چارچوبی مفهومی که بیانگر مولفه‌های فن‌آوری BPR به عنوان تاثیر شیوه‌های آنها باشد را پیشنهاد کردیم.

فهرست شیوه‌های بهینه و چارچوب وابسته به معنای همکاری با عاملان در یک رویکرد تکاملی با BPR است. چنین رویکردی، یعنی روند شغلی موجود به عنوان نقطه شروعی که به تدریج توسط استفاده از شیوه‌های بهینه مختلف تصحیح و بهبود می‌یابند محسوب می‌شود. رویکردهای تحولی قابل مقایسه، اگرچه کمتر توسعه یافته‌اند، توسط “پپارد”  و “رولند”  (۱۹۹۵)؛ “روپ”  و “راسل”  (۱۹۹۴) و “پویسیک”  و “هانافورد”  (۱۹۹۶) پیشنهاد شده‌اند.

به رغم غنای بالقوه کار ارایه شده به دلیل قرارگرفتن در رسته مقالات BPR موجود، سوالات بدون پاسخ بسیاری وجود دارند. از همه مهمتر از دیدگاه عملی، عبارتند از:

• امروزه تا چه حدی این شیوه‌های بهینه به صورت عملی در روند واقعی طراحی مجدد درون سازمان‌ها به کار رفته است ؟
• تاثیر واقعی این شیوه‌های بهینه در روند عملکردی چیست؟

در طی این راه، این سوالات سعی دارند تا با یافته‌ها ما در شیوه‌های بهینه PPR به عنوان نظریه منتج، به طور کلی و غیرمستقیم با تجارب مستقیم طراحان فرآیندها در این شیوه مرتبط سازند. پاسخ دهندگان به این سوالات می‌توانند راهنمایی جهت عاملان برای سودمندی از آثار ارایه شده و احتمالاً شناسایی سریع شیوه‌های بهینه امیدبخش برای اهداف خودشان باشند. برای نیل به این مقصود، ما با تعدادی عاملان خبره BPR در هلند و انگلستان، تحت نظرسنجی در این چارچوب مشاوره نمودیم. در این مقاله، ما به نتایج و دستاوردهای آن خواهیم پرداخت.

چارچوب این مقاله بدین صورت است. بخش اول پیش زمینه مختصری از BPR و آثار مرتبط ارایه می‌دهد. بخش دوم چارچوب ابتدایی BPR ما و مجموعه‌ای از شیوه‌های بهینه‌ای که مورد آزمایش قرار گرفته‌اند را تشریح می‌کند. بخش سوم نحوه بررسی خصوصیات عاملین را توضیح می‌دهد. بخش چهارم یافته‌های بررسی‌های انجام شده را ارایه می‌کند. پخش پایانی نیز، نتیجه مباحثات درخصوص یافته‌های نظرسنجی و تحقیقات آتی را نشان می‌دهد.

پیش زمینه BPR

پژوهشگران مختلف تحلیل‌های گسترده‌ای از ماهیت BPR (“هیوسین ولد”  و “بندرز”  (۲۰۰۱)) تفاوت‌های میان مظاهر مختلف آن، روابط آن با سایر رویکردهای سازمانی و مفاهیم اساسی خود از روند شغلی به عمل آورده‌اند. برای نیل به هدف این مقاله، کافی است که به نقطه واحدی از سردرگمی احتمالی توجه کنیم. به عبارت دیگر تفاوت میان مفاهیم “مهندسی مجدد روند شغلی” و “BPR “ می‌باشد. همانگونه که شاهد هستیم، مهندسی مجدد التزام بر توجه وسیعتری نسبت به تمرکز خاص در مقایسه با روند طراحی دارد.

روند طراحی مجدد معطوف به نحوه جداگانه یک فرآیند، به عنوان مثال شرایط امور لازم و ملزوم و منابع می‌باشد درحالیکه، مهندسی مجدد به کلیه جنبه‌های بازسازی فرآیندهای سازمانی، به عنوان مثال از مدیریت تغییر گرفته تا موضوعات مدیریت پروژه اشاره دارد. واضح است، استفاده از این تمایز بدین معناست که پروژه مهندسی مجدد احتمالاً طراحی مجدد یک یا چند فرآیند را در برخواهد داشت. همچنین با بررسی آن از زاویه‌ای دیگر، مهندسی مجدد اغلب با برنامه‌های تغییر شدید بیشتر وابسته بوده، که طراحی مجدد اغلب نسبت به مرحله یا اندازه این تغییر بی‌اثر است. خاطر نشان می‌شود که تمایز ذکر شده تا حدودی آکادمیک است، همچنانکه عاملین نسبت به تمایز بسیار سریع میان این مفاهیم و اغلب BPR تمایلی ندارند.

هدف ما در این مقاله به وضوح با فرآیند طراحی مجدد به عنوان تلاشی برای خطاب قراردادن چالش فنی است که در مقدمه به صورت “نحوه ابداع طراحی یک فرآیند جدید که در یک یا چند شیوه برتر برای طرح حاضر وجود دارد” ذکر کردیم. پروژه یا موضوعات مدیریت تغییر خارج از این حوزه هستند.

بررسی‌های بسیاری مربوط به مقالات طراحی مجدد فرآیند شغلی وجود دارد:

• “زایری” و “سینکلیر”  (۱۹۹۵) یک نظرسنجی را میان شرکت‌هایی که در بریتانیا از مهندسی مجدد فرآیند شغلی به منظور شناسایی آن در صنایع مختلف بریتانیایی استفاده می‌کنند انجام داده و تلاش کردند تا سطح یکنواختی مابین BPR و مدیریت کیفیت کلی در یک سازمان نمونه معین کنند.
• “گیمارئیس” و “باند”  اهمیت عوامل، مسایل و منافع مربوط به موفقیت اجرای پروژه‌های مهندسی مجدد را در شرکت‌های تولیدی آمریکایی مورد مطالعه قرار داد.
• “اونیل” و “سوهال” (۱۹۹۸) نتایج به دست آمده توسط (“کار” و “ژوهانسون “ (۱۹۹۵)) و (“گیمارئیس “ و “باند” (۱۹۹۶) را مورد استفاده قرار داده و آنها را بر روی شرکت‌های استرالیایی آزمایش کردند.
• “ولیماکی” و “تیزاری”  (۱۹۹۷) میزان ناکامی پروژه‌های مهندسی مجدد را در چارچوب ایالات متحده مورد بررسی قرار دادند.
• “مائول” و همکاران (۲۰۰۳) به شناسایی مقالات ده بعدی مرتبط با پروژه‌های مهندسی مجدد که می‌تواند اندازه گیری شود (به عنوان مثال، تمرکز هزینه، بهبود خدمات، تاثیر فن‌آوری اطلاعات و غیره) پرداختند. سپس یک بررسی میان شرکت‌های انگلیسی به مظنور ارزیابی روابط میان این ابعاد و کمال اجرای BPR انجام شد.

با وجود منابع ذکر شده فوق، ما نتوانستیم بررسی‌های مشخصی که به BPR مرتبط باشد به عنوان مثال بررسی‌های مربوط به نحوه این فرآیند که بایستی در شرح وظایف و منابع به طور مجزا آمده باشد نیافتیم. برای مثال، در بررسی‌های اشاره شده، تمرکز بیشتر بر نحوه مدیریت این تغییر در یک سازمان به عنوان مخالف برای یافتن فرآیندهای خاص عملکرد یا ساختار قرار دارد. در ادامه این تحقیق، ما واژه “BPR” را برای اشاره به این دیدگاه دوم و “پیاده سازی BPR” را برای عمل به توسعه یک طراحی فرآیند جدید به کار خواهیم برد.

چارچوب BPR و شیوه‌های بهینه

ما در این پژوهش به ایجاد یک روش شناختی جهت اجرای BPR متمایل هستیم که نه تنها به شرح مراحل BPR پرداخته بلکه راهنما و پشتیبانی برای انجام BPR توسط فن‌آوری‌ها و شیوه‌های بهینه می‌باشد.

در این زمینه، نگرانی اول ما برگزیدن (یا تعریف) یک چارچوب موجود جهت BPR می‌باشد. ما هنوز هیچ تلاشی برای ارایه روش شناختی یکپارچه BPR، یعنی چارچوبی که تنها باید به کاربر روش BPR امکان دهد تا عناوین مهم و روابط میان آنها را شناسایی کند، ننموده‌ایم. این امر با استفاده از شناسایی عناوین مهمی که باید مورد توجه قرار گرفته و نحوه ارتباط این عناوین با یکدیگر (“آلتر” ، ۱۹۹۹) به عاملین کمک می‌کند. در این چشم انداز، این چارچوب باید به وضوح کلیه دیدگاههایی که باید هنگام کاربرد پروژه اجرای BPR مورد توجه قرار گیرد را شناسایی کند. بنابراین، “چارچوب”به معنی الگوی فرآیند شغلی نیست، بلکه مجموعه‌ای صریح از ایده‌هایی است که در تفکر راجع به فرآیند شغلی در زمینه طراحی مجدد کمک می‌کند.

ما در این مقالات به چندین چارچوب و الگوهای تحلیلی فرآیند شغلی دست یافتیم که به طور بالقوه برای BPR مناسب بودند. به عقیده “ریجرز” و “لیمام مانسار” (۲۰۰۵)، ما به بیان چگونگی اشتقاق یک چارچوب وسیع جهت اجرای شیوه‌های بهینه BPR می‌پردازیم. این امر به عنوان ترکیب چارچوب WCA توسط “آلتر” (۱۹۹۹)، الگوی گردش کار MOBILE توسط “جابلنسکی”  و “باسلر”  (۱۹۹۶)، دیدگاههای نمونه سازی سازماندهی CIMOSA مربوط به “بریو”  و “ورنادات”  (۲۰۰۱) و روند تشریح “سیدمن”  و “سانداراراجان”  (۱۹۹۷) منتج شد. در چارچوب ما، شش مولفه به یکدیگر وابسته است

شکل ۱ : چارچوب اجرای BPR

(۱) مشتریان داخلی یا خارجی فرآیند شغلی

(۲) محصولات (یا خدمات) تولید شده با فرآیند شغلی

(۳) فرآیند شغلی از دو دیدگاه ذیل:

• دیدگاه عملی : نحوه اجرای فرآیند شغلی چگونه است؟ (تعداد وظایف یک شغل، اندازه نسبی وظایف، ماهیت وظایف، درجه کارآیی)؛ و
• دیدگاه رفتاری : یک فرآیند شغلی چه زمانی اجرا می‌شود؟ (توالی وظایف، تحکیم وظیفه، برنامه ریزی شغلی و غیره).

(۴) شرکت کنندگان در این فرآیند شغلی با توجه به:

• ساختار سازمانی (عناصر : سمت‌ها، کاربران، گروهها، بخش‌ها و غیره)؛
• جمعیت سازمان (افراد : عاملانی که می‌توانند وظایفی که جهت اجرا و روابط میان آنها اختصاص داده شده داشته باشند).

(۵) داده‌های فرآیند شغلی که استفاده یا ایجاد شده است؛

(۶) فن‌آوری فرآیند شغلی که استفاده شده و در نهایت،

(۷) محیط خارجی به غیر از مشتریان

در شکل ۱، هر فرد باید توجه داشته باشد که مولفه‌های مختلف این چارچوب در باکس‌هایی با اندازه‌های مختلف ارایه شده‌اند. این امر اهمیت هریک از مولفه‌ها را ضمن پروژه پیاده سازی BPR نشان می‌دهد. ما این اهمیت را براساس نظرات عاملین، همانطور که توسط “لیمام مانسار” و “ریجرز” (۲۰۰۵) گزارش شده است قرار دادیم. “مشتریان” و “تولید”  مولفه‌های مهمی محسوب می‌شوند. در واقع، تمرکز بر آنچه که برای آنها تولید می‌شود حیاتی است. همچنین “داده” نیز امری مهم است زیرا این مولفه به حوزه‌ای که پیشرفت‌های چشمگیری با استفاده از BPR چه با استفاده از این شیوه چه بدون آن، حادث می‌شود اشاره دارد. علاوه بر این خاطر نشان می‌شود که باکس مولفه “سازمانی” به صورت خط چین مشخص شده است. ما از این طریق نشان می‌دهیم که این مولفه‌ها باید در تلاش برای طراحی مجدد مورد توجه قرار گیرد.

مهتاب موید